Catégorie : ingénierie-conseil
Audit
La formulation des besoins:
L’ Audit des flux documentaires (étude du cycle de vie des documents physiques et numériques, depuis leur création jusqu’à leur destrcution ou conservation permanente) et des archives permet au client et au prestataire de connaître la situation archivistique de l’organisation. Grâce à lui le client peut envisager les moyens matériels et temporels pour améliorer l’existant. L’objectif à atteindre est un gain en efficacité et en efficience (gain de temps et d’argent).
L’Audit repose sur :
. La définition du périmètre d’action.
. Le diagnostic général de l’existant ou état des lieux (volumes à traiter, typologies documentaires, pratiques actuelles, contexte réglementaire), et l’identification des enjeux pour l’entreprise ou l’organisme.
. Les préconisations/propositions de solutions : établissement d’un cahier des charges reprenant les observations résultant de l’audit, et mettant à jour les scénarios possibles pour améliorer le process selon les besoins et désirs du client.
Nous nous chargeons de piloter la mise en place des solutions que vous aurez choisies.
Autres prestations d’ingénierie-conseil :
Conseil et organisation
Notre produit « Conseil » permet de répondre à un ou plusieurs de vos besoins précis, par exemple:
. Définition de la nouvelle politique d’archivage de votre organisme.
. Définition du process d’archivage.
. Amélioration de la communication des archives.
. Optimisation des espaces de stockage.
. Amélioration du classement des dossiers.
. Étude du besoin en dématérialisation des circuits documentaires.
. Étude comparative des différents produits GED présents sur le marché.
. Aménagement de votre salle d’archives.
. Assistance à la création d’un service d’archives (définition des besoins humains et techniques).
etc.
Ce conseil sera préalablement précédé d’un audit ciblé sur la/les demandes et besoins(s) du client, afin de personnaliser la prestation.
ORGANISATION
Nous mettons en place les outils organisationnels répondants au process d’archivage défini, ce qui vous permettra d’améliorer la gestion de vos archives.
L’objectif pour vous est de pouvoir pérenniser la fonction « archives » au sein de votre entreprise, en vous facilitant la vie.
Auparavant un audit nous permettant de faire le point sur vos pratiques actuelles et les typologies documentaires produites par vos services, sera effectué afin de formaliser et personnaliser ces outils de gestion.
Nous vous livrons les outils suivants :
. La Charte d’archivage de votre structure.
. Le Guide des procédures de la gestion de vos archives.
. Les tableaux de gestion vous permettant de prévoir par service, l’évolution de vos flux d’archives selon le contexte réglementaire, mais également en fonction des besoins spécifiques des services.
Autres prestations d’ingénierie-conseil
Formation
Notre Société est déclarée prestataire de formation auprès de la DIRECCTE Bourgogne-Franche-Comté.
Afin de garantir une gestion optimum des fonds d’archives en interne, nous organisons des sessions de formation aux nouvelles pratiques d’archivage; ces formations pourront être individuelles ou en groupes.
Ce produit amène le client et ses salariés vers une autonomie partielle dans l’utilisation du nouveau système d’archivage.
Une formation ponctuelle peut mettre à jour les compétences du personnel quand le client est devenu autonome. Elle se fera alors dans le cadre du produit Maintenance des archives.
Exemples de thèmes de formation:
. Formation d’un référent-archives (selon la taille de l’organisation, 1 personne par service, ou une seule personne pour toute l’entreprise).
. Formation aux modalités de versement (bordereaux), dans le cadre ou non de la procédure ISO 9000.
. Normalisation des conditionnements.
. Transfert de connaissance du plan d’archivage.
. Rédaction et mise en place du suivi des mouvements des documents consultés.
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Prestations complémentaires
Assistance à Maîtrise d’ouvrage (AMOA) :
. Assistance à la conception de salle d’archives (aide à la rédaction du Cahier des charges + Assistance à maîtrise d’ouvrage AMOA : nous supervisons les prestataires intervenants et effectuons pour vous la réception des travaux).
. Assistance à la mise en place de GED : nous travaillons en collaboration avec le SII de votre entreprise ou un prestataire informatique afin qu’il paramètre votre GED en tenant compte de l’évolution de vos besoins.
. Chiffrage pour la création d’un service « Archives » au sein de votre organisation.
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