Inventaire & Récolement de vos archives
Catégorie : traitement des archives
Inventaire & Récolement des archives
Afin que vous ayez une idée précise des archives que vous conservez, nous vous proposons de réaliser:
. Inventaire et répertoire d’archives: description des documents que vous conservez dans votre local archives.
. Récolement d’archives: opération de contrôle de la présence de documents dans votre local d’archives.
Autres prestations en gestion des archives :
Traitement des archives
Nous traitons toutes vos archives, quel que soit le support (papier, numérique, photographique, audiovisuel, objet, maquette, prototype, etc.).
Nous intervenons sur site du client pour réaliser différentes tâches à la carte, selon ses besoins, soit en suivant le cahier des charges établi (si le client est préalablement passé par une phase Conseil), soit en répondant à une demande particulière.
Toutes ces tâches sont effectuées en respectant la réglementation en vigueur, et le niveau de traitement est adapté à la démarche souhaitée par le client (feuille à feuille, à l’unité de conditionnement, etc.).
Ce produit ne mobilise pas le personnel de l’entreprise et met à disposition du client, une personne expérimentée dans les métiers des archives.
Les tâches que nous pouvons proposer sont les suivantes :
. Résorption de l’arriéré de vos archives.
. Classement, analyse, cotation et indexation dans une base de données des documents tous supports.
. Tri des documents dont le terme à échu et destruction, en accord préalable avec le client et les textes réglementaires en vigueur (le client approuve en amont le calendrier de conservation et signe le bordereau de destruction en double exemplaire afin de donner son accord pour la destruction) ; à savoir que pour l’administration publique, c’est le Conservateur des Archives départementales qui donne ou non son accord pour la destruction des documents physiques et électroniques.
. Rangement de votre local/salle archives.
. Réalisation de copies numériques : numérisation archives papier, transfert d’archives papier et analogiques sur CD-ROM ou DVD-ROM, etc.
Autres prestations de gestion des archives :
Inventaire & Récolement de vos archives
Déploiement des outils organisationnels
Nous mettons en place les outils qui vous permettent de suivre la gestion de vos archives :
. La Charte d’archivage : décrit les différentes typologies documentaires et en reprend les contraintes légales, techniques et organisationnelles.
. Le Guide des procédures : décrivant pas à pas tout le process concernant la gestion de vos archives.
. Les Tableaux de gestion : décrivent par service et pour chaque typologie documentaire, les durées de conservation légales et le sort final qui y est associé. Cet outil vous permet de dresser un prévisionnel du cycle de vie de vos documents.
Autres prestations en gestion des archives :
Maintenance des archives
Nous sommes déjà intervenus au coeur de votre organisation afin de mettre en place une mission de conseil ou réaliser un traitement de vos archives…
… Afin de vous permettre de pérenniser la fonction « archives » au sein de votre structure, nous pouvons vous proposer, si vous en éprouvez le besoin, un « Contrat de maintenance » qui nous permet d’intervenir ponctuellement dans vos locaux pour réaliser des mises à jour et ainsi assurer le suivi de la prestation globale. Cette maintenance se situe à mi-chemin entre le Conseil et la Formation.
Nous pouvons ainsi intervenir par exemple sur les points suivants:
. Mise à jour des registres et inventaires.
. Mise à jour de la base de données.
. Organisation d’un nouveau chantier suit à la réception d’un nouveau fonds d’archives.
. Éliminations annuelles d’archives selon les prescriptions réglementaires.
. Rangement de la salle d’archives suite aux refoulements.
etc.
Autres prestations de gestion des archives :
Inventaire & Récolement de vos archives
Déménagement d’archives
Vous prévoyez de déménager vos locaux ou vous allez faire face à des restructurations internes de vos services, DIRECT’ARCHIVES s’occupe de trier vos archives et de les classer afin de vous apporter une assistance dans le transfert de vos documents dans vos nouveaux locaux :
. Inventaire des archives et constitution du plan de classement.
. Identification des archives à transférer et à détruire si délais de conservation échus.
. Mise en cartons avec identification précise.
. Rangement des archives dans vos nouveaux locaux.
Autres prestations en gestion des archives :
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